Gestionar el tiempo …
Una de las mejores maneras de mejorar la administración de su tiempo es analizar cómo lo gasta e intentar implementar formas de dejar de perder el tiempo en algunas tareas y ahorrar en otras. Pero, tenga cuidado de atascarse demasiado en los detalles; por ejemplo, podría pasar tanto tiempo creando listas de prioridades u hojas de cálculo de gestión , separando el trabajo en ‘pilas de prioridades’ o tareas de codificación de colores que terminará ¡ perdiendo más tiempo intentando manejarlo! Todo lo que podrías obtener implementando técnicas de gestión del tiempo (que son tan complicadas), terminas desanimado y vuelves a tus viejos malos hábitos.
Perdedores de tiempo
Todo el mundo es culpable de perder el tiempo hasta cierto punto, ¡algunos de nosotros tenemos hábitos de pérdida de tiempo realmente malos de los que ni siquiera somos conscientes! Aquí hay algunos de los más comunes:
- Dilación: ¡el mayor enemigo!
- Pasar mucho tiempo en reuniones que son ineficaces e improductivas.
- Ser indeciso (preocuparse por algo pero posponerlo)
- Priorización deficiente: centrarse primero en las tareas incorrectas
- Cometer errores estúpidos e innecesarios que luego requieren tiempo para corregir y volver a hacer
- Ser poco realista en las estimaciones de tiempo
- Mala planificación y falta de planes de contingencia
- Tener que lidiar con demasiadas interrupciones o distracciones.
- Mala organización
- Microgestión de otros en el equipo
- Implementar cosas sin pensarlo y analizar la situación primero para obtener la solución más eficiente.
- No delegar
- No tener políticas y procedimientos establecidos para facilitar las cosas
Ahorradores de tiempo
En el otro extremo del espectro, hay muchas cosas que podemos hacer para ahorrar tiempo:
- Concéntrese en hacer solo una tarea a la vez
- Establecer prioridades, divididas en corto y largo plazo.
- Desagrupamiento
- Distinguir entre plazos personales y plazos para toda la organización.
- No participar en actividades que pierden el tiempo con otras personas (por ejemplo, chismes innecesarios)
- Mantener calendarios actualizados y precisos
- Respetar sus calendarios y agendas
- Abordar toda la correspondencia de manera oportuna, con respuestas rápidas, breves y notas
- Centrarse en la gestión del proceso de toma de decisiones, en lugar de solo las decisiones
- Manteniendo las cosas simples
- Aprender a empoderar a otros miembros de su equipo delegando todo lo posible
- Tener estimaciones realistas del tiempo requerido para cada tarea / proyecto
- Reservar tiempo específico para tareas / proyectos específicos, especialmente los de alta prioridad
- Hacer listas de tareas y listas de verificación
- Ser capaz de ajustar las prioridades en respuesta a cambios en la situación o nuevas tareas emergentes
- Saber cuándo detenerse en un proyecto o tarea, no caer en la trampa del perfeccionismo
- Planificación y gestión de reuniones con cuidado para que tengan un límite de tiempo, un propósito y un resultado esperado, y solo involucren a las personas esenciales.
Siguiendo estos sencillos pasos, evitando las actividades que desperdician tiempo e intentando incorporar más actividades que ahorren tiempo en su rutina, puede asegurarse de practicar una gestión eficaz en sus roles de liderazgo.
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